لماذا يجب أن لا تزيد الرسالة الإلكترونية عن 5 جمل؟

الرسالة الإلكترونية الناجحة هي التي يتم قراءتها والرد عليها

الرسالة الإلكترونية الناجحة هي التي يتم قراءتها والرد عليها

كتابة الرسالة الإلكترونية مهارة يجب أن نتقنها وخاصة إذا كنا نستخدم البريد الإلكتروني في العمل. الرسالة القصيرة جدا والتي لا تزيد عن جملتين تعطي أنطباعا سيئا لدي المتلقي بأنك لا تريد أن تضيع وقتا وجهدا في كتابتها أما الرسالة الطويلة والتي تزيد عن 5 جمل فلا أحد يقرأها.

يجب أن تحقق الرسالة الإلكترونية التوازن المطلوب بين أن تعطي أنطباعا بالاحترام والتقدير للشخص الذي نراسله وخاصة إذا كان ذلك في مجال العمل وبين أن تكون الرسالة ناجحة في مهمتها فيقرأها الشخص المرسل إليه كاملة ولا يصيبه الملل قد أن ينتهي منها والأهم أن يقوم بالرد عليها ففي صندوق بريدنا الإلكتروني عشرات الرسائل التي قرأناها ولكننا لم نرد عليها.

كيف تكتب رسالة إلكترونية ناجحة؟

  • يجب أن تكون الرسالة سهلة وواضحة ومحددة الهدف لكي يتمكن المتلقي من الرد علي النقاط الموجودة بها دون عناء وتجنب غموض الهدف من الرسالة أو أن توحي للمتلقي بأن هذه الرسالة للقراءة فقط ولا تتطلب الرد عليهام.
  • يفضل أن يكون للرسالة هدف وموضوع واحد فقط محدد في موضوع الرسالة Subject   إذا أردت الكتابة  في أكثر من موضوع فقم بكتابة رسالة جديدة لكل موضوع تريد التحدث فيه.
  • من الأفضل أن تحدد للمرسل إليه المعلومات التي تريد الحصول عليها في الرد علي الرسالة
  • إذا كانت الرسالة خاصة بالعمل والمرسل إليه عميل فيجب أن تكون رسمية وتحافظ علي المسافة بينك وبين العميل سواء في اسلوب الكتابة والبعد عن السخرية من الآخرين وخاصة إذا كانوا من شركات منافسة
  • يجب أن تضع في اعتبارك وانت تكتب الرسالة أن المرسل إليه هو شخص عليه أعباء كثيرة ويصل الي صندوق بريده الإلكتروني عشرات الرسائل كل صباح وعليه قراءتها والرد عليها.
  • أحرص علي ألا تضع في موضوع الرسالة كلمات دعائية فتذهب الرسالة مباشرة الي سلة المهملات فسوف تعتبر Junk Mail
  • استخدم النقاط bullet points بدلا من كتابة فقرات طويلة فعندما نشاهد جمل قصيرة تبدأ 1و 2و 3 … نكون علي استعداد أكبر لقراءتها
  • الحد الأقصي لكتابة الرسالة بـ 5 جمل هو فقط ارشادات عامة ولكن إذا كان الموضوع الذي تكتبه يحتاج أكثر من ذلك فقم بكتابة ما يلزم فيجب أن تكون الرسالة كاملة وغير مبتورة

الإعلانات

اترك رد

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

شعار وردبرس.كوم

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   /  تغيير )

Google photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google. تسجيل خروج   /  تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   /  تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   /  تغيير )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.